17/03/2022
Cursos de organización de eventos: contenidos y salidas
¿Quién es el organizador profesional de eventos?
Un Organizador Profesional de Eventos está encargado de planificar y realizar eventos, bajo su responsabilidad se encuentra el diseño, la puesta en escena y la coordinación durante todas las fases de la ejecución.
Estamos, por tanto, ante una figura profesional que requiere de una formación específica y de unas habilidades y destrezas personales concretas.
¿Cuáles son los contenidos y qué aprenderás en un curso de organización de eventos?
Sabemos que organizar eventos de manera profesional no es tarea sencilla, son muchos los aspectos y detalles que debemos cuidar para garantizar que el evento sea un éxito.
Contar con una buena formación como profesional de la organización de eventos es fundamental, ya que te aportará herramientas prácticas que podrás aplicar en el día a día:
Aprenderás a organizar de manera integral un evento, desde la planificación a la producción, hasta la fase de valoración.
Los eventos pasan por varias etapas, todas ellas importantes para asegurar el éxito y la consecución de los objetivos para los que se conciben.
Debemos tener claros cuáles son esos objetivos, conocer las necesidades de las partes interesadas, utilizar los recursos de manera eficiente…, establecer plazos y prioridades; en definitiva, aprenderás a dominar el evento de principio a fin.
Controlarás la operativa de banquetes, que te permitirá decidir qué tipo de montaje es el más adecuado según el evento que estés organizando y el espacio del que dispongas, sabrás cómo vestir adecuadamente una mesa para cada ocasión. El Menú Engineering, te ayudará diseñar el menú perfecto para el evento.
Sabrás cómo gestionar de manera eficiente equipos de trabajo. La organización de un evento requiere del trabajo en equipo y coordinación de los stakeholders. Del trabajo en equipo depende gran parte del éxito de un evento.
Adquirirás conocimientos en Protocolo. Uno de los aspectos que suele dar más dolores de cabeza a la hora de organizar un evento, es conseguir que invitados y anfitriones se encuentren cómodos y en el espacio que le corresponde. Organizar mesas, establecer presidencias y precedencias, seleccionar y colocar correctamente las banderas en un acto institucional o recibir a invitados de distintas culturas, son sólo algunos de los temas que se incluyen dentro del área de protocolo y que todo buen organizador de eventos debe controlar.
Aprenderás a diseñar y desarrollar eventos como herramienta de Marketing y Comunicación: Los eventos son una herramienta estratégica de comunicación y marketing que consigue un impacto directo en el público objetivo. Ayudan a aumentar la notoriedad de la marca, la presencia de un producto, permiten crear experiencias diferenciadoras…
Descubrirás cómo moverte como pez en el agua en el entorno siempre delicado del Social Media. Las redes sociales son un aliado indiscutible a la hora de llegar al público, crear imagen de empresa, interactuar con clientes y conseguir el tan ansiado engagement. Afrontar una crisis de reputación o establecer lazos con nuestro público son, entre otros, los temas de estudio de esta área que en los últimos años ha cobrado un peso indiscutible.
¿Qué características personales y habilidades necesitas?
Es importante tener en cuenta que la formación debe ir acompañada de unas habilidades y destrezas personales que serán de gran ayuda a la hora de afrontar la organización de un evento. Veamos algunas de ellas:
Creatividad:
El gran reto de los eventos es conseguir el impacto deseado y esto no siempre es fácil. Una buena dosis de Creatividad es imprescindible para dar forma a los proyectos y crear eventos realmente memorables.
Se trata de buscar constantemente nuevos formatos y contenidos que consigan emocionar, transmitir y deleitar tanto a los invitados como a los propios anfitriones.
¿Te cuesta desarrollar tu creatividad? No te preocupes ¡La creatividad se puede entrenar!
Son necesarias grandes dotes de Comunicación y Liderazgo, para establecer buenas relaciones tanto con clientes como con el propio equipo. Tan importante es entender qué es lo que quiere el cliente como la manera en la que trasladamos estas ideas a la organización del evento. Generar una buena interlocución entre todas las partes interesadas, es clave para el éxito de un evento,
Capacidad de Negociación, cuando organizamos un evento estamos constantemente negociando, con proveedores, clientes, con el propio equipo…El objetivo es conseguir un equilibrio en el que todas las partes ganen, un Win-Win,
Capacidad de Organización y Planificación, no olvidemos que el organizador de eventos suele ser una persona multitarea. Esta “multifunción” hace imprescindible desarrollar una excelente capacidad de planificación que permita establecer prioridades, marcar calendarios y tiempos para cada acción, llevar un control exhaustivo de tareas a realizar, sin que nada se nos escape.
Capacidad para trabajar bajo presión. Es una realidad, los eventos llevan consigo una gran dosis de estrés. Trabajamos con cientos de imprevistos: climáticos, tecnológicos, organizativos… tenemos la presión de fechas límite… Mantener la calma será fundamental para salir victoriosos en situaciones complicadas.
¡Juego en equipo! Rodéate de buenos profesionales, delega y confía. Es importante promover y generar un buen ambiente de trabajo, fomentar la participación y dar cabida a los integrantes de equipo en las decisiones. No hay nada más enriquecedor que contar con múltiples opiniones y/o visiones en un proyecto.
¿Qué tipo de eventos podrás organizar?
Todos los eventos, sean del tipo que sean, coinciden en la metodología a la hora de su organización. Una buena formación te abrirá las puertas para gestionar con éxito todo tipo de eventos, a pesar de que cada uno tenga sus características y particularidades propias:
- Eventos Sociales, como bodas, bautizos, comuniones, aniversarios.
- Eventos Corporativos, dentro de los que encontramos aquellos eventos pertenecientes al sector MICE, congresos, conferencias, talleres…
- Eventos Deportivos, en los que destacan aquellos susceptibles de patrocinio.
- Eventos Culturales, como exposiciones de obras artísticas, festivales o fiestas culturales, cursos artísticos.
¿Cuáles son las salidas profesionales?
Henos visto que la organización de eventos requiere de profesionales muy bien formados en diversas disciplinas y con una habilidades y características personales concretas. Vemos ahora las distintas salidas profesionales que nos ofrece esta especialización:
- Empresas organizadoras profesionales de congresos, conocidas como OPCs
- Departamento Eventos y grupos en hoteles.
- Departamento de Eventos de empresas públicas y privadas.
- Departamento de Eventos en fundaciones.
- Departamentos de Mecenazgo y Patrocinio de instituciones públicas o privadas.
- Palacios de Congresos y Recintos Feriales.
- Venues y sedes especiales.
- Agencias DMC (Destination Management Company).
- Oficinas de Turismo.
- Agencias de Comunicación y Eventos.
- Agencias de Marketing.
- Agencias de Protocolo.
- Empresas de tour operación y agencias de viajes con departamento de congresos/eventos.
- Proveedores de eventos (como empresas de catering, agencias de azafatas…)
- Organizador de Eventos Freelance.
- Wedding Planner Freelance
La organización profesional de eventos es un mundo realmente apasionante, es dinámico, creativo, siempre sorprendente y diferente. ¿Quieres formar parte de él?
Valeria Knop Muszynski
Tutora especialista en Customer Experience, Protocolo y eventos en CESAE Bussiness & Tourism School