Organizar un evento es, en ocasiones, una tarea estresante que requiere estar atentos a muchos frentes: el contenido, el formato, los asistentes, los ponentes o los proveedores.

En esta breve guía encontrarás los puntos clave que no debes perder de vista a la hora de organizar un evento corporativo y que, a buen seguro, garantizarán el éxito del mismo.

 

Ten claro los objetivos del evento 

Esto es importante porque supondrá la base sobre la que tenemos que comenzar a trabajar.

En este punto la principal pregunta a la que debemos responder es: ¿Qué queremos conseguir con este evento?

 

Identifica a los asistentes y participantes 

¿Quiénes serán los participantes? ¿Quiénes asistirán? ¿A qué sector está enfocado? Estos profesionales, ¿de cuánto tiempo disponen? ¿Cuáles son sus horarios?

No es lo mismo organizar un evento para abogados que por lo general preferirán asistir a un evento de tarde, ya que por las mañanas están en los juzgados, que uno evento para periodistas que preferirán asistir por la mañana para tener tiempo de editar la información por la tarde.

También es importante que tengamos en cuenta la duración del propio evento. ¿Cuánto tiempo necesitamos para que el desarrollo del evento cumpla con los objetivos?

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Establece el formato

¿Quieres que tu evento sea 100% presencial, híbrido o 100% online?

¿Das más valor a la interacción cara a cara? Si es así, prescinde de la opción online y “obliga” a los invitados a asistir.

Si por el contrario quieres maximizar la difusión, ofrece una opción híbrida.

Escoge la fecha con cuidado y coordina la agenda con los ponentes

Ten en cuenta otros eventos del sector e incluso de otros sectores que pueden tanto restar asistentes a tu evento como complicar el transporte o el alojamiento de los asistentes. ¡No pierdas de vista eventos deportivos como partidos de fútbol que pueden afectar, y mucho!

La asistencia de los ponentes es fundamental y debe coordinarse teniendo en cuenta el punto anterior.

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Selecciona los proveedores

Selecciona proveedores en línea con tus políticas de empresa.

Cuenta con un listado de proveedores extensa que te permita tener siempre un plan B.

 

Escoge la sede para alojar tu evento

Teniendo en cuenta el contenido y el objetivo de tu evento, escoge un espacio y recuerda considerar:

• Ubicación, que permita a los asistentes llegar fácilmente tanto por transporte privado como público. En caso de que prefieras un espacio alejado por el propio objetivo del evento, facilita el transporte a través de autobuses o transportes colectivos desde puntos céntricos.
• Accesibilidad, teniendo en cuenta que el espacio sea accesible para personas con movilidad reducida, que tenga rampas y anchos de puertas accesibles. Cuenta con bucle magnético para ampliar la señal para los usuarios de audífonos. Considera el subtitulado del evento.
• Equipación. Si tienes poco tiempo, no hay nada mejor que el espacio disponga ya de todo lo necesario para tu evento: iluminación, equipo de sonido, técnicos y mobiliario.
• No olvides verificar que el espacio cuenta con servicios como guardarropa y maletero, sobre todo en épocas en las que es necesario un abrigo o si parte de los asistentes traen maletas.

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Selecciona los menús

• Ten en cuenta la duración del evento, las pausas y la hora del día para elegir los alimentos y bebidas. No es lo mismo que quieras ofrecer un pequeño tentempié como un Vino Español a las 12.00 del mediodía que un almuerzo de pie con formato coctel a las 14.00 horas.
• Considera las alergias e intolerancias de los asistentes para informar al catering.
• ¿Asistirán participantes que requieren de catering Kosher o Halal? Adapta el menú para que sea Kosher y Halal friendly.

 

Piensa en la disposición de los asistentes y ponentes

¿Cómo dispondrás a los asistentes en el espacio? Ten en cuenta los montajes más habituales según el tipo de evento que estés organizando:

 

Teatro: Ideal para conferencias

Escuela: Para formaciones y eventos en los que es necesario revisar documentación por parte de los asistentes.

Cabaret: Para presentaciones o para trabajo en equipo, permite un ambiente más distendido, se puede desayunar durante el evento.

Mesa en U: Para formaciones de pequeño formato.

Mesa imperial: Para consejos o reuniones de trabajo.

¿Cómo dispondrás al/los ponente/es?

Considera si es necesario un atril o formatos más informales como butacas en caso de que coincidan varios ponentes y que estés organizando un formato debate.

 

Haz una lista de necesidades técnicas

¿Necesitas sistema de microfonía, iluminación, atril, pantallas de referencia o timer?

Si no tienes claras las necesidades técnicas, pide ayuda, cuenta con el asesoramiento de una empresa profesional en producción audiovisual.

 

Configura la estructura del evento: La agenda del evento

Establece los horarios de los ponentes, identifica a los ponentes con su cargo e indica el título de cada ponencia.

Marca los tiempos para las preguntas de los asistentes.

Señala las pausas para el café, almuerzo o networking, por ejemplo.

Establece una agenda y compártela con los asistentes.

Crea una escaleta

La escaleta recoge minuto a minuto todos los detalles del evento y qué es lo que debe hacer cada componente del equipo en cada momento (técnicos, azafatas o catering, entre otros).

Es especialmente importante contar con una escaleta técnica que permita a los operadores de audiovisuales programar los contenidos como presentaciones o videos según la estructura establecida, así como abrir y cerrar micrófonos de acuerdo con las intervenciones planificadas.

Si has contado con una empresa especialista en audiovisuales, ellos te ayudarán a plasmar la estructura del evento en una escaleta técnica.

Piensa en la sostenibilidad de tu evento

Reduce al máximo la impresión de material, si puedes cuenta con apps que permitan tener en el móvil programa, acreditaciones, entre otros documentos.

Reduce la utilización de cartelería y si lo haces, procura que sean reutilizables (que no indiquen fecha o nombre de evento concreto)

Aplica política de plástico 0.

Reduce al máximo el desperdicio, afina todo lo posible en los números finales de asistentes de manera que no se genere desperdicio de catering.

Procura ofrecer alimentos de Km 0.

Calcula y compensa la huella de carbono de tu evento. Cuenta con empresas especialistas en auditoría medioambiental.

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Valora el resultado del evento 

Cuenta con algún formulario o encuesta de satisfacción que permita recoger las opiniones y sugerencias de asistentes y ponentes. La información que recopiles será de gran valor a la hora de organizar el próximo evento, sabrás cuáles ha sido los aciertos y cuáles los puntos a mejorar.

Valeria Knop Muszynski

Tutora especialista en protocolo, eventos y Experiencia del cliente en CESAE Business & Tourism School