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El Rol del Travel Manager

Blog CESAE
21 de Marzo de 2019

travel manager

 

Uno de los puestos que está tomando auge dentro de las empresas que buscan su expansión es el travel manager, una figura que va a gestionar los viajes corporativos que realice el personal de la empresa para ampliar sus horizontes.

Anteriormente esta figura no estaba claramente definida, el rol del travel manager estaba siendo ocupado por personal administrativo, recursos humanos o de relaciones comerciales de la empresa. Pero estos no contaban con la preparación académica  necesaria para alcanzar resultados óptimos en beneficio de la empresa.

Actualmente es un cargo que a simple vista parece que puede ser ocupado por cualquier profesional de turismo o administrativo, pero no es así. Según el informe “Radiografía del travel manager español” que fue elaborado por IBTA en un trabajo mancomunado con Diners Club y London City Airpor, existe un aumento notorio de profesionales que se están especializando en gestión e viajes, específicamente el 43%. 

Pero además de la especialización en esa área, el perfil de un travel manager va mas allá, debe ser una persona experta en numerosas áreas como comercio, protocolo, turismo, gestión de equipos y recursos, etc. 

De igual manera debe gestionar equipos, recursos y presupuesto, conocer las últimas tendencias y tecnología aplicadas a la gestión del viaje de forma general. Esto debido a que la forma de viajar y las necesidades del usuario están en constante evolución, así que no siempre son iguales.

No es sólo gestionar los viajes corporativos es lograr ajustar ese viaje al presupuesto, tratando de que se cumpla con las expectativas propuestas sin exceder en gastos sino tratar de buscar las estrategias necesarias que permitan reducirlo.

Antes de conocer más sobre el rol del travel manager, primero conozcamos qué es  y qué importancia tiene este cargo en una empresa.

Importancia del Travel Manager en una empresa

El travel manager es la persona o equipo que se encarga de gestionar los viajes de negocio de la empresa, específicamente en todo lo relacionado al desplazamiento, conseguir los billetes para vuelos, el alojamiento y si es necesario la sala de reuniones, así mismo la comodidad y seguridad de los pasajeros durante el viaje.

En empresas que buscan mayor evolución y penetración nacional e internacional le es indispensable contar con un profesionales que se encargue de gestionar y administrar los viajes de negocios ya que se va a tener un mejor control de los costes, calidad del viaje, cumplir o mejorar el presupuesto asignado, y resolver cualquier imprevisto que se pudiese suscitar durante dicho desplazamiento.

Además esta persona se encarga de gestionar todo lo relacionado al seguro de viaje del personal para brindar mayor tranquilidad tanto a la empresa como a los empleados que van a viajar con toda seguridad.

Un travel manager contribuye con muchos beneficios para la empresa ya que además mejora la calidad del viaje de los empleados aumentando su productividad. De igual manera, se optimiza la comunicación entre los directivos y los viajeros

Rol del Travel Manager

El Travel manager tiene entre sus funciones:

-Diseñar políticas de viaje que tengan relación con los objetivos de la empresa, los cuales deben ser supervisadas y revisadas periódicamente para mantenerlo actualizado, logrando así el bienestar del empleado como la rentabilidad de la empresa. Manejar la relación entre la corporación y la agencia de viajes contratada.

-Tener contacto directo y negociar con agencia de viajes, proveedores, reserva de hoteles, renta de autos y salones de conferencia.

-Estar actualizado y capacitado en las últimas tendencias de viaje y organización de eventos.

-Diseñar, desarrollar y administrar las políticas de gastos por viaje.

-Proveer a los empleados de un seguro de viajes o desarrollar un plan para hacerlo.

-Controlar los gastos del viaje mediante la gestión de los costos que permite reducirlos si es posible.

Como se puede observar el rol del Travel Manager abarca todo el proceso de viaje, desde que se empieza a reservar vuelo, hotel, sala de convención hasta finalizar con la conciliación de gastos. Es una labor que tiene muchos roles y por lo tanto muchas responsabilidades en la que se hace necesario un trabajo mancomunado con la empresa, ya que al final su objetivo es incluir e integrar los objetivos de los viajes con los de la empresa.

Tomando en cuenta la importancia que tiene dentro de la empresa por tener múltiples roles, se hace necesario que el travel manager se encuentre en constante actualización, y CESAE apuesta por esta línea de profesionales que van tomando cada vez, más posiciones en grandes empresas. 

Dado que el Travel Manager debe estar actualizado en las diversas áreas que tienen incidencia en un plan de viaje, este Centro de Estudios Superiores dicta diversos cursos y programas más avanzados como el programa superior en dirección y gestión hotelera (PDGH)

Estos cursos están dirigidos a personal gerencial y asesores del sector turístico y hotelero, así como a licenciados y profesionales que deseen especializarse en algún ámbito de sector turístico.

Si quieres más información sobre estos cursos accede al portal web de CESAE y consulta los cursos que tienen disponibles, horario, clases presenciales, online, etc.

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