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¿Qué son las tarifas negociadas en hoteles?

Blog CESAE
27 de Noviembre de 2018

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Las tarifas negociadas representan una de las acciones más potentes a nivel comercial que puedes poner en marcha en tu hotel. Destinadas al segmento corporate (empesas – turismo de negocios) las tarifas negociadas son la forma de aportar a tu negocio una serie de beneficios indiscutibles. ¿Qué son? ¿Cómo funcionan? Pero sobre todo ¿cómo se hace, ejecuta y analiza una tarifa negociada?

¿Qué son las tarifas negociadas en turismo y hoteles? 

Las tarifas negociadas son aquellas tarifas (como su propio nombre indica) que se “negocian” y acuerdan entre un hotel y una empresa determinada. Bajo el acuerdo marco de “tarifa negociada” el hotel se asegura un cliente potencial que cubrirá una serie de pernoctaciones durante el año dentro del segmento “turismo profesional” (que suele ser de domingo a viernes). Y la empresa contratante tendrá en su haber y catálogo de opciones de hoteles un establecimiento que cubre sus necesidades de alojamiento y que le ofrece un precio constante y competitivo para todos los viajes de sus empleados y equipo. 

La clave y el éxito de las tarifas negociadas reside en sus beneficios para ambas partes. De ahí que las grandes cadenas hoteleras las trabajen tanto que tienen departamentos especializados en el diseño y desarrollo de estas tarifas (Meliá, Nh, Barceló). Los hoteles unitarios o de pequeñas mini-cadenas (con 2 o tres hoteles), también saben de sus beneficios y sus directores de hoteles y comerciales se encargan, anualmente, de sacarles el máximo partido. 

Por otro lado, las grandes empresas también las buscan (sus responsables de viajes o de recursos humanos) entre los hoteles ubicados en los destinos más asiduos de sus equipos. Son tan codiciadas e interesantes que las empresas grandes suelen tener varias tarifas negociadas con diferentes hoteles y cadenas de una misma ciudad y así poder tener un abanico sustancioso donde elegir. 

Si eres o tu objetivo es ser director de hotel y/o director comercial – revenue manager, es imprescindible que analices, estudies y te conviertas en un especialista de las tarifas negociadas. 

Beneficios de las tarifas negociadas 

Para los hoteles 

Los hoteles, gracias a las tarifas negociadas, tendrán los beneficios tales como: 

- Asegurarse la captación de clientes en el segmento corporate – turismo de negocios. Un segmento fundamental que cubre los huecos y espacios (entre semana) que deja libre el turismo vacacional – de ocio. Un cliente mucho más sencillo que el fin de semana  y que tiene otras necesidades más ágiles  por lo tanto, un cliente que es muy atractivo para el hotel.

- Fidelizar a un cliente – empresa: con la tarifa negociada se le da un trato “muy positivo” a la empresa que al recibirlo tendrá en su haber de opciones posibles tu hotel y se sentirá “bien tratado” algo que siempre ayuda a realizar una elección final.

- Previsión de ventas: con las tarifas negociadas, aunque no se exige un mínimo de pernoctaciones, durante la negociación si se puede conocer un estimado de viajes de la empresa a la ciudad. Con estos datos se pueden hacer proyecciones fidedignas del año.

- Agilidad en presupuestos: cuando se tienen determinadas tarifas negociadas con empresas, si estas piden presupuestos y precios para sus viajeros, la agilidad es absoluta para tu departamento de ventas y reservas que saben siempre, el precio que ofrecer y las características de la contratación (extras incluidos, modo de facturación, etc). 

Beneficios para las empresas – clientes 

Igualmente, las empresas que adquieren y acuerdan estas tarifas negociadas, se benefician de un elevado número de puntos a su favor como: 

- Precio fijo en sus viajes: la tarifa negociada cierra un precio unitario y lineal para todas las pernoctaciones que se acuerdan. De esa manera, se evitan sorpresas por fechas determinadas o reservar en último momento. Siempre tienen encima de la mesa el presupuesto necesario.

- Extras “por contrato”: una tarifa negociada además de la pernoctación, si está bien hecha por ambas partes, incluye extras que siempre son del agrado de la empresa y que están pensadas para la comodidad del viajero. Extras por otra parte que no suponen un coste elevado para el hotel pero sí un gran beneficio para el cliente (fidelización). Son servicios muy habituales en el turismo corporate – de negocios (wifi gratis, parking, lavandería de camisas, desayuno temprano).

- Pago con la empresa: cuando el equipo de una empresa viaja por motivos de trabajo, el pago también es más sencillo para la empresa si hay un acuerdo establecido por el cual, se paga a final de mes y/o directamente desde la central u oficina. Esto, la tarifa negociada, también lo permite incluso, con crédito.

- Tranquilidad: el mayor beneficio para una empresa es el cómputo de todos los anteriores y es que con las tarifas negociadas, se tiene tranquilidad. Primero porque el hotel conoce los gustos de sus huéspedes “repetitivos”, segundo porque los precios no van a ser sorpresivos y sobre todo, porque se establece una relación de confianza saludable y cómoda. 

¿Cómo se hace una tarifa negociada? 

Una tarifa negociada de un hotel con una empresa la lleva a cabo el departamento de ventas de un hotel – su director comercial  o en su defecto, el departamento de reservas (para los hoteles más pequeños). Tarifas negociadas que deben ser siempre revisadas y consensuadas con el Revenue Manager y el Director del Hotel.   

A mediados – finales de año (normalmente de agosto a noviembre), los hoteles realizan un análisis de las empresas que han pernoctado en el hotel durante el año (datos de noches entre semana y nombres de  las empresas) y según el volumen que haya habido, se comienza el trámite de ofrecer – negociar – cerrar una tarifa negociada con la empresa. 

Para poder ofrecer un primer borrador de acuerdo que sea competitivo y sobre todo, atractivo para la empresa pero también beneficioso para el hotel, hay que analizar todos los datos que tengamos de fechas de las pernoctaciones, número de noches, tipología de habitación, servicios extras que han usado… Y hacer una estrategia (en esta vida de negocios, implementar cualquier acción sin estrategia es estar avocado al fracaso antes de empezar). 

Cuando se tienen todos los datos de la empresa (de lo que ha vivido en el hotel) y también el calendario del propio negocio (fechas in – fechas out), es el momento de diseñar una oferta atractiva para los dos. En la propuesta se incluirá: 

-       Precios por noches

-       Extras que se incluyen

-       Formas de pago

-       Condiciones especiales:

o   Fechas incluidas en el acuerdo

o   Fechas excluidas en el acuerdo (aquellas que no le convienen al hotel).

o   Particularidades de las habitaciones

o   Excepciones 

Con esta primera opción, se envía a la persona de la empresa con la que ya se ha establecido un contacto y se ha enviado el interés de realizar esta tarifa negociada. A partir de entonces, se realizará la citada negociación hasta cerrar la misma con el beneplácito de ambas partes. 

Cuando la tarifa negociada está cerrada, será entonces el momento de cargarla en tu sistema de reservas para que todo sea automático y todo el hotel tenga conocimiento. Programas tan reconocidos en el sector como Amadeus ofrece esta posibilidad y de forma ágil y sencilla. 

Vigor de una tarifa negociada 

Normalmente, una tarifa negociada tiene un vigor de un año natural (de enero a diciembre) y se revisa cada año. Es decir, una vez que se acuerda y se firma, entrará “en juego” el próximo enero. 

Esta tarifa negociada será aplicable para todos los clientes que vengan de la empresa firmante y que cumplan con los requisitos estipulados en el acuerdo. La intención es siempre, poder tener un buen número de tarifas negociadas con diferentes empresas ya que como decíamos, este turismo de trabajo – corporate es muy interesante para los hoteles. 

Si quieres ser un excelente director  de hotel, director comercial – ventas  y un gran revenue manager ante todo, necesitas una formación de calidad. En CESAE te ofrecemos diferentes opciones en esta área como el Máster en Dirección y Gestión de Empresas Hoteleras o el Programa Experto en Revenue Manager. Ahí, encontrarás todo lo que necesitas saber para poder diseñar y ejecutar buenas no, excelentes tarifas negociadas entre un hotel y una empresa.

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